Najgorszy moment na porządkowanie danych to dzień przed importem.
Migracja do nowego HRM nie powinna zaczynać się od pytania „jaki format pliku przyjmuje system?”.
Najpierw ustaliłbym, które dane są potrzebne, które są aktualne i które rzeczywiście warto przenosić.
Nie przenoś wszystkiego tylko dlatego, że to masz
Stary system, arkusz lub dysk może zawierać lata informacji.
To nie znaczy, że wszystko powinno trafić do nowego narzędzia.
Przy każdym typie danych zadaj trzy pytania:
- Czy ta informacja jest nadal potrzebna?
- Czy mamy pewność, że jest aktualna?
- Czy użytkownicy będą z niej korzystać po migracji?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie wiemy”, najpierw ustal cel przechowywania.
Zacznij od mapy źródeł
Dane pracownika często nie znajdują się w jednym miejscu.
Przykład hipotetyczny:
- dane osobowe są w systemie kadrowym,
- struktura w arkuszu,
- dokumenty na dysku,
- informacje o przełożonym w innym systemie,
- część danych o zatrudnieniu w ATS.
Przed migracją przygotuj prostą tabelę:
| Dane | Obecne źródło | Właściciel | Czy aktualne? | Docelowe miejsce |
|---|---|---|---|---|
| Dane podstawowe | system A | kadry | tak | HRM |
| Stanowisko | arkusz | HR | do sprawdzenia | HRM |
| Menedżer | system B | HR | tak | HRM |
| Dokumenty | dysk | kadry | częściowo | do decyzji |
Taka mapa szybko pokazuje, gdzie masz kilka wersji tej samej informacji.
Ustal, która wersja jest właściwa
Jeżeli ten sam pracownik ma inne stanowisko w dwóch źródłach, import nie rozwiąże problemu.
Trzeba podjąć decyzję.
Nie próbowałbym automatycznie łączyć danych tylko na podstawie tego, która wersja jest nowsza. Data aktualizacji nie zawsze oznacza, że informacja jest poprawna.
Najlepiej przypisać właściciela do każdego ważnego typu danych.
Oczyść dane przed migracją
Typowe problemy to:
- różne formaty nazw działów,
- zdublowane osoby,
- stare stanowiska,
- nieaktywne pola,
- brakujące identyfikatory,
- inne formaty dat,
- kilka sposobów zapisu tej samej wartości.
Nie chodzi o to, żeby przed wdrożeniem stworzyć idealną bazę.
Chodzi o to, żeby nie przenosić do nowego systemu błędów, które później staną się częścią raportowania i automatyzacji.
Nie twórz pól tylko dlatego, że istniały wcześniej
Stary system może mieć 80 pól.
Nowy nie musi mieć 80 pól.
Jeżeli nikt nie potrafi powiedzieć, do czego konkretna informacja jest potrzebna, oznacz ją jako kandydat do usunięcia z zakresu migracji.
Dodatkowe pole to nie tylko dodatkowa kolumna.
To także pytanie:
- kto je uzupełnia,
- kto je aktualizuje,
- kto może je zobaczyć,
- czy jest używane w raporcie,
- czy trafia do integracji.
Zdecyduj, ile historii potrzebujesz
Nie każda historia musi zostać przeniesiona do aktywnego systemu.
Czasami wystarczy migracja danych bieżących, a starsze informacje pozostają w archiwum zgodnie z ustalonym sposobem dostępu.
Zakres trzeba ustalić z osobami odpowiedzialnymi za dane, dokumentację i obowiązki prawne firmy.
Nie zakładałbym automatycznie, że „skoro dane istnieją, trzeba je zaimportować”.
Zrób próbny import
Nie czekałbym z pierwszym importem do końca projektu.
Wybierz niewielką grupę danych.
Sprawdź:
- czy wartości trafiły do właściwych pól,
- czy relacje między osobami są poprawne,
- czy polskie znaki i formaty dat działają prawidłowo,
- czy uprawnienia nie pokazują zbyt wielu informacji,
- czy raporty wykorzystują dane zgodnie z oczekiwaniem.
Próbny import jest również testem przygotowania danych po stronie firmy.
Sprawdź migrację na konkretnych osobach
Po imporcie nie ograniczałbym się do informacji „zaimportowano 100% rekordów”.
Wybierz kilka różnych przypadków.
Na przykład:
- pracownika z długą historią,
- osobę, która niedawno zmieniła dział,
- menedżera,
- osobę nieaktywną,
- pracownika z nietypowym typem współpracy.
Porównaj źródło z systemem docelowym.
Zaplanuj moment przejścia
Najważniejsze pytanie brzmi:
od kiedy dane aktualizujemy już tylko w nowym miejscu?
Jeżeli przez tydzień część osób edytuje stary arkusz, a część nowy system, szybko powstają dwie wersje.
Ustal:
- moment zamrożenia danych,
- ostatni eksport,
- import końcowy,
- test,
- uruchomienie,
- odpowiedzialność za poprawki.
A co z dokumentami?
Nie wszystkie dokumenty muszą być migrowane tak samo jak pola danych.
Ustal:
- które dokumenty mają być dostępne w profilu pracownika,
- które pozostają w innym systemie,
- które powinny być archiwalne,
- kto może je zobaczyć,
- czy trzeba zachować dotychczasowy układ folderów.
Nie przenosiłbym całego dysku do HRM tylko dlatego, że technicznie jest to możliwe.
Dobra migracja to decyzje, nie import
Sam import danych może trwać krótko.
Przygotowanie dobrej migracji trwa dłużej, bo wymaga ustalenia odpowiedzialności, zakresu i jakości danych.
Dlatego przed wdrożeniem przygotowałbym cztery listy:
- dane, które muszą zostać przeniesione,
- dane wymagające oczyszczenia,
- dane pozostające w innym źródle,
- dane, których nie przenosimy.
Jeżeli jesteś jeszcze przed wyborem narzędzia, sprawdź również HRM a program kadrowo-płacowy. Czy potrzebujesz obu?. To pomoże ustalić, które informacje rzeczywiście powinny trafić do HRM.
