Kupno systemu nie oznacza jeszcze, że firma jest gotowa do wdrożenia.
Najwięcej problemów pojawia się zwykle nie dlatego, że „system czegoś nie potrafi”, ale dlatego, że przed konfiguracją nikt nie ustalił, jak proces ma działać, kto podejmuje decyzje i które dane są wiążące.
Dlatego przed pierwszą konfiguracją HRM zacząłbym od siedmiu decyzji.
1. Co uruchamiamy w pierwszym etapie?
Nie próbowałbym wdrażać wszystkiego naraz tylko dlatego, że system ma wiele modułów.
Najpierw wybierz procesy, które mają największe znaczenie operacyjne.
Dla jednej firmy będzie to baza pracowników i obieg wniosków. Dla innej onboarding i dokumenty. Jeszcze inna zacznie od ocen lub rekrutacji.
Pierwszy etap powinien mieć jasną granicę.
Zapisz:
- co uruchamiamy teraz,
- co zostaje bez zmian,
- co planujemy dopiero później.
Jeżeli zakres stale rośnie w trakcie projektu, trudno utrzymać termin i odpowiedzialność.
2. Kto podejmuje decyzje?
Wdrożenie szybko zatrzymuje się na pytaniach, które nie są techniczne.
Kto może zaakceptować zmianę procesu?
Czy różne działy mogą mieć inne zasady?
Czy menedżer powinien widzieć tę informację?
Kto decyduje o polach obowiązkowych?
Wyznacz osobę, która potrafi zamknąć takie tematy. Nie musi wykonywać całej konfiguracji. Musi jednak mieć mandat do podejmowania decyzji.
Bez tego każda różnica zdań wraca do kolejnego spotkania.
3. Jak proces działa dzisiaj?
Zanim odwzorujesz proces w systemie, opisz jego rzeczywisty przebieg.
Nie wersję z regulaminu.
Rzeczywistą.
Jeżeli wniosek formalnie zatwierdza menedżer, ale w praktyce HR zawsze poprawia dane przed akceptacją, zapisz to.
Jeżeli onboarding zaczyna się od maila od rekrutera, a część zadań powstaje dopiero po rozmowie z menedżerem, również to zapisz.
Dobrą metodą jest przejście przez jeden konkretny przypadek od początku do końca.
4. Co chcemy zachować, a co zmienić?
Wdrożenie nowego HRM nie powinno polegać na bezrefleksyjnym kopiowaniu starego sposobu pracy.
Przy każdym procesie zadałbym dwa pytania:
- Co działa dobrze i warto zachować?
- Co robimy tylko dlatego, że wcześniej nie mieliśmy lepszego rozwiązania?
To ważne szczególnie przy formularzach, akceptacjach i raportach.
Jeżeli przez lata powstało kilkanaście pól „na wszelki wypadek”, nie oznacza to, że wszystkie powinny trafić do nowego systemu.
5. Które dane są wiążące?
Jeszcze przed migracją ustal, gdzie znajduje się aktualna wersja danych.
Przykład hipotetyczny:
Imię i nazwisko są poprawne w systemie kadrowym.
Stanowisko jest aktualne w arkuszu HR.
Menedżer jest prawidłowo przypisany w ATS.
Data rozpoczęcia znajduje się w mailu.
To nie jest problem migracyjny. To problem odpowiedzialności za dane.
Dla każdego ważnego obszaru ustal źródło, które uznajecie za właściwe.
Dopiero później przygotowuj import.
6. Kto będzie administratorem po starcie?
System trzeba utrzymywać również po zakończeniu projektu.
Kto doda nowe pole?
Kto zmieni formularz?
Kto nada dostęp nowemu HR Business Partnerowi?
Kto sprawdzi błąd zgłoszony przez użytkownika?
Jeżeli wszystkie takie zadania będą trafiały do jednej osoby, zaplanuj zastępstwo i dokumentację podstawowych zmian.
Wdrożenie powinno zakończyć się nie tylko działającym systemem, ale też możliwością jego utrzymania.
7. Po czym poznamy, że możemy uruchomić system?
„Wygląda dobrze” nie jest kryterium startu.
Przygotuj listę rzeczy, które muszą działać.
Na przykład:
- pracownik może się zalogować,
- menedżer widzi właściwy zespół,
- kluczowy wniosek przechodzi pełną ścieżkę,
- dane po migracji zostały sprawdzone,
- administrator potrafi wykonać podstawowe zmiany,
- wiadomo, gdzie użytkownik zgłasza problem.
Dopiero wtedy ustalaj datę produkcyjnego uruchomienia.
Co przygotować przed pierwszym warsztatem wdrożeniowym?
Na początek wystarczą:
| Obszar | Co przygotować? |
|---|---|
| Zakres | Procesy pierwszego etapu |
| Odpowiedzialność | Osoba podejmująca decyzje |
| Procesy | Obecny przebieg najważniejszych działań |
| Dane | Lista źródeł i właścicieli |
| Użytkownicy | Role HR, menedżera i pracownika |
| Integracje | Systemy, które mają pozostać |
| Start | Minimalne kryteria gotowości |
Nie potrzebujesz kompletnej dokumentacji każdego procesu przed pierwszym spotkaniem.
Potrzebujesz jednak odpowiedzi na pytanie: kto podejmie decyzję, kiedy pojawi się różnica między tym, jak pracujemy dziś, a tym, jak chcemy pracować po wdrożeniu.
Jeżeli dopiero wybierasz narzędzie, zacznij od tekstu Jaki system HRM wybrać? 10 pytań przed pierwszym demo.
Jeżeli system jest już wybrany, kolejnym krokiem powinna być decyzja, jakie dane rzeczywiście warto do niego przenieść.
