HRM i program kadrowo-płacowy mogą pełnić różne, uzupełniające się role. Potrzeba obu zależy od tego, jakie procesy obsługuje już firma i czego jeszcze jej brakuje. Sam skrót HRM nie oznacza, że system naliczy wynagrodzenia.
„Mamy już program kadrowy. Po co nam kolejny system?”
To sensowne pytanie. Zanim zaprosisz dostawcę na prezentację, sprawdź, które zadania obecne narzędzie już wykonuje i które funkcje są dostępne, choć jeszcze z nich nie korzystacie.
Zacznij od zadań, które mają być wykonane
Program kadrowo-płacowy może obsługiwać dane potrzebne do rozliczeń, naliczanie wynagrodzeń i związane z tym dokumenty. Szersza platforma HR może wspierać między innymi samoobsługę pracowników, onboarding, obieg wniosków, rekrutację i oceny.
Granice nie są jednak identyczne u wszystkich dostawców. Funkcje mogą się pokrywać, a część może wymagać dodatkowych modułów. Dlatego nazwy potraktuj jako punkt orientacyjny. Decyzję oprzyj na konkretnym zakresie.
Te obszary mogą ze sobą współpracować
W praktyce aplikacja pracownicza i obsługa kadrowo-płacowa mogą działać jako osobne narzędzia albo elementy jednego środowiska. Ważniejsze od nazwy rozwiązania jest ustalenie, gdzie znajduje się źródło danych i jak informacje przechodzą między systemami.
Nie wynika z tego, że dowolny HRM połączy się z dowolnym programem kadrowym w taki sam sposób. Każde planowane połączenie trzeba sprawdzić dla konkretnych wersji, modułów i danych.
Jak rozpoznać, czego brakuje Twojej firmie?
Przygotuj listę zadań i wpisz obecny sposób ich obsługi.
| Zadanie | Pytanie do sprawdzenia |
|---|---|
| Naliczanie wynagrodzeń | Który system i zespół odpowiadają za rozliczenie? |
| Zmiana danych pracownika | Gdzie następuje zatwierdzenie i aktualizacja? |
| Wniosek o nieobecność | Jak informacja trafia do osoby rozliczającej? |
| Przyjęcie nowej osoby | Kto przydziela zadania i sprawdza gotowość? |
| Oceny i rozwój | Gdzie zapisywane są ustalenia i kto ma do nich dostęp? |
| Raport dla zarządu | Skąd pochodzą dane i jak są sprawdzane? |
Jeżeli większość potrzeb jest pokryta, sprawdź możliwość uzupełnienia brakującego obszaru. Jeżeli duża część codziennych procesów odbywa się poza systemami, warto ocenić szersze rozwiązanie.
Ustal, skąd pochodzi właściwa informacja
Współpraca dwóch systemów wymaga ustalenia odpowiedzialności za dane. Gdzie aktualizujemy stanowisko? Gdzie zatwierdzamy zmianę danych? Który system przechowuje informację potrzebną do rozliczenia?
Nie każda dana musi mieć swoje źródło w tym samym narzędziu. Dla każdego obszaru trzeba jednak wiedzieć, gdzie powstaje wiążąca informacja i jak dociera do pozostałych miejsc.
Bez tego można uruchomić integrację i nadal nie wiedzieć, która wersja jest aktualna. Nie uznałbym samego eksportu za zakończony test. Chciałbym zobaczyć, że druga strona potrafi dane odebrać i wykorzystać bez odtwarzania całej pracy ręcznie.
Co oznacza integracja w praktyce?
Poproś o opis konkretnych danych, kierunku ich przekazywania oraz częstotliwości. Sprawdź też obsługę korekt.
Weź przykład zmiany lub anulowania zaakceptowanej nieobecności. Czy korekta trafi do drugiego systemu? Co się stanie, jeżeli została wprowadzona po przygotowaniu rozliczenia? Kto ma zauważyć rozbieżność i ją wyjaśnić?
Wymiana plików może wystarczyć przy określonym zakresie. Automatyczne połączenie również wymaga sprawdzenia i utrzymania. Wybór zależy od częstotliwości zmian, potrzeb i odpowiedzialności zespołów.
A jeśli płace obsługuje biuro rachunkowe?
Włącz je do rozmowy przed zakupem. Ustal format danych, terminy przekazywania informacji i obsługę korekt. Zapytaj, czy przyjmie proponowany plik lub może korzystać z określonego sposobu wymiany danych.
Wyeksportowanie raportu z HRM nie oznacza jeszcze, że druga strona wykorzysta go bez ręcznego przepisywania. Potrzebny jest test odbioru danych.
Kiedy dodatkowy HRM ma uzasadnienie?
Wtedy, gdy obsługuje potrzebne procesy, których obecne środowisko nie pokrywa wystarczająco, a firma potrafi określić sposób współpracy obu rozwiązań. Trzeba też uwzględnić koszt uruchomienia i utrzymania.
Jeżeli masz już narzędzie kadrowo-płacowe, zacznij od opisania luk. Dopiero potem porównaj rozbudowę obecnego rozwiązania, dodatkową platformę i ewentualną zmianę środowiska.
Pomocna będzie checklista przed wyborem HRM. Wypełnij ją wspólnie z HR i osobą odpowiedzialną za płace. Te dwie perspektywy powinny spotkać się przed wdrożeniem.
