Na prezentacji prawie każdy system wygląda dobrze.
Dostawca zna narzędzie, pokazuje przygotowane dane i prowadzi użytkownika po najlepszej ścieżce.
Dlatego przed decyzją nie pytałbym tylko „czy system ma onboarding, urlopy i raporty?”.
Poprosiłbym o przejście przez konkretne sytuacje.
Demo ma odpowiedzieć na Twoje pytania
Najpierw zapisz trzy najważniejsze procesy.
Do każdego przygotuj:
- normalny przebieg,
- jeden wyjątek,
- oczekiwany rezultat.
Przykład:
„Pracownik składa wniosek o nieobecność, ale jego menedżer jest nieobecny”.
To lepszy test niż pytanie:
„Czy system obsługuje zastępstwa?”.
Scenariusz 1. Dodanie nowej osoby
Sprawdź, jak wygląda utworzenie pracownika.
Kto może to zrobić?
Które pola są wymagane?
Czy dane można później poprawić?
Czy część informacji może uzupełnić sam pracownik?
Jeżeli dane mają trafiać z innego systemu, zapytaj, na którym etapie odbywa się ich przekazanie.
Scenariusz 2. Zmiana menedżera
To prosty test, który potrafi pokazać bardzo dużo.
Zmień przełożonego pracownika.
Sprawdź:
- kto zobaczy jego dane,
- co stanie się z otwartymi zadaniami,
- czy zmieniają się ścieżki akceptacji,
- jak wygląda historia zmiany,
- czy trzeba coś poprawić ręcznie.
Jeżeli system ma strukturę organizacyjną, sama wizualizacja schematu nie wystarczy.
Scenariusz 3. Wniosek z wyjątkiem
Nie pokazuj tylko standardowej akceptacji urlopu.
Dodaj sytuację:
- menedżer jest nieobecny,
- wniosek trzeba poprawić,
- wniosek został zaakceptowany, ale pracownik zmienia termin.
Sprawdź, co widzi pracownik, menedżer i HR.
Scenariusz 4. Onboarding ze zmianą daty
Utwórz onboarding.
Przydziel zadania HR, IT i menedżerowi.
Potem zmień datę rozpoczęcia.
Zobacz, czy terminy zmieniają się automatycznie, czy wymagają ręcznej korekty.
To dobry przykład sytuacji, która w realnym procesie zdarza się częściej niż idealny onboarding prowadzony dokładnie według planu.
Scenariusz 5. Zmiana danych
Popraw konkretną informację.
Na przykład stanowisko, dział albo nazwisko.
Sprawdź:
- gdzie zmiana jest widoczna,
- czy wymaga akceptacji,
- czy trafia do raportów,
- czy jest przekazywana dalej,
- czy pozostaje historia.
Jeżeli dane są integrowane z innym systemem, ten test powinien obejmować również drugą stronę.
Scenariusz 6. Ograniczenie dostępu
Zaloguj się jako menedżer.
Sprawdź dokładnie, które dane widzi.
Potem zmień pracownika do innego zespołu i ponownie sprawdź dostęp.
Uprawnienia warto testować na przykładach, a nie tylko na ekranie ustawień administratora.
Scenariusz 7. Raport, którego naprawdę potrzebujesz
Nie proś o pokazanie „raportowania”.
Przynieś jeden rzeczywisty przykład.
Jakie kolumny są potrzebne?
Jakie filtry?
Czy raport można zapisać?
Czy dane da się wyeksportować?
Czy osoba, która będzie z niego korzystać, potrafi przygotować go bez pomocy administratora?
Scenariusz 8. Błąd lub korekta
Celowo wprowadź problem.
Niepoprawną wartość.
Zmianę po akceptacji.
Anulowanie działania.
Sprawdź, jak system reaguje na korekty.
Idealna ścieżka mówi, co system potrafi.
Korekta często pokazuje, jak system będzie się zachowywał w codziennej pracy.
Kto powinien uczestniczyć w testach?
Nie tylko HR.
Jeżeli z systemu będą korzystać menedżerowie, zaproś przynajmniej jednego z nich.
Jeżeli dane trafiają do kadr lub płac, włącz tę osobę.
Jeżeli potrzebne są integracje, dołącz IT.
Nie pytaj ich po prezentacji, czy system im się podoba.
Daj im wykonać zadanie.
Jak zapisywać wyniki?
Wystarczy prosta tabela:
| Scenariusz | Wynik | Ograniczenie | Wymaga konfiguracji? | Dodatkowy koszt? |
|---|---|---|---|---|
| Zmiana daty onboardingu | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia |
| Zastępstwo przy wniosku | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia |
| Zmiana menedżera | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia | do uzupełnienia |
Oddziel trzy rzeczy:
- działa dzisiaj,
- wymaga konfiguracji,
- jest planowane.
To nie są równoważne odpowiedzi.
Demo nie powinno być wycieczką po menu
Najlepsze prezentacje systemów nie polegają na pokazaniu największej liczby ekranów.
Powinny pomóc odpowiedzieć na pytanie:
czy narzędzie obsłuży procesy naszej firmy w sposób, który jesteśmy gotowi utrzymać?
Jeżeli dopiero przygotowujesz wymagania, zacznij od 10 pytań przed pierwszym demo HRM. Potem zamień odpowiedzi na scenariusze podobne do tych powyżej.
