Nowy system jest kuszącą odpowiedzią na chaos.
Nie zawsze właściwą.
Jeżeli obecne narzędzie potrafi obsłużyć potrzebny proces, a problem wynika z braku zasad, odpowiedzialności albo konfiguracji, wymiana systemu może tylko przenieść chaos w nowe miejsce.
Dlatego przed rozpoczęciem projektu zakupowego sprawdziłbym sześć sytuacji.
1. Nikt nie ustalił jednego sposobu pracy
Każdy dział prowadzi onboarding inaczej.
Każdy menedżer przesyła informacje w swoim formacie.
Nie ma jednej zasady składania wniosków.
W takim przypadku nowy HRM może pomóc dopiero wtedy, gdy firma zdecyduje, który proces ma być standardem.
System nie podejmie tej decyzji za organizację.
Najpierw opisałbym minimalny wspólny przebieg.
Dopiero później oceniał narzędzia.
2. Obecny system ma funkcję, której nikt nie skonfigurował
Zanim uznasz, że potrzebujesz nowego rozwiązania, sprawdź możliwości obecnego.
Czy problem można rozwiązać przez:
- zmianę konfiguracji,
- uruchomienie dostępnego modułu,
- poprawę uprawnień,
- nowy raport,
- uproszczenie formularza?
Nie chodzi o pozostanie przy starym systemie za wszelką cenę.
Chodzi o porównanie zmiany narzędzia z tańszą zmianą sposobu pracy.
3. Dane są niespójne w kilku źródłach
Jeżeli HR nie wie, która wersja stanowiska, menedżera albo daty zatrudnienia jest poprawna, migracja nie naprawi danych.
Nowy system może pomóc stworzyć jedno źródło.
Ale przed importem i tak trzeba ustalić:
- które dane są wiążące,
- kto je aktualizuje,
- co robimy z rozbieżnościami.
Najpierw właściciel danych, potem migracja.
4. Problemem jest brak odpowiedzialności
Przykład hipotetyczny:
System wysyła zadanie do menedżera.
Menedżer go nie wykonuje.
HR przypomina trzy razy.
Po tygodniu organizacja dochodzi do wniosku, że „system nie działa”.
To nie musi być problem technologiczny.
Jeżeli nikt nie ustalił, kto odpowiada za wykonanie zadania i co dzieje się przy opóźnieniu, automatyczne przypomnienie nie rozwiąże całego procesu.
5. Chcesz zmienić system, ale nie potrafisz wskazać kryterium sukcesu
„Chcemy nowocześniejszy HRM” nie wystarczy.
Co ma być lepiej?
Mniej ręcznego przepisywania?
Szybszy dostęp menedżera do danych?
Jedno źródło informacji?
Lepsza obsługa wniosków?
Bez takiego kryterium bardzo łatwo wybrać narzędzie, które wygląda lepiej, ale nie zmienia pracy zespołu.
Przed zakupem zapisałbym trzy oczekiwane rezultaty.
6. Nikt nie ma czasu na wdrożenie
Nowy system wymaga pracy po stronie firmy.
Trzeba przygotować dane.
Podejmować decyzje.
Testować.
Komunikować zmianę.
Uczyć użytkowników.
Jeżeli zespół nie ma na to przestrzeni, podpisanie umowy nie rozwiąże problemu.
Czasami lepiej przesunąć projekt o kilka tygodni niż zaczynać wdrożenie, w którym wszystkie decyzje będą odkładane.
Kiedy mimo wszystko zmiana ma sens?
Jeżeli obecne narzędzie:
- nie obsługuje kluczowych procesów,
- wymaga stałej pracy ręcznej,
- ogranicza dostęp użytkowników,
- utrudnia przepływ danych,
- jest trudne do utrzymania,
- nie pasuje do planowanego rozwoju firmy,
wtedy wymiana może być uzasadniona.
Ale nawet wtedy zaczynałbym od potrzeb, nie od listy dostawców.
Porównaj trzy warianty
Przed decyzją przygotuj trzy scenariusze:
| Wariant | Co sprawdzić? |
|---|---|
| Zostajemy przy obecnym systemie | Czy konfiguracja i uporządkowanie procesu rozwiążą problem? |
| Rozbudowujemy środowisko | Czy brakujący obszar można dodać bez wymiany całości? |
| Zmieniamy system | Czy korzyść uzasadnia migrację, wdrożenie i zmianę sposobu pracy? |
Dopiero wtedy porównuj koszt i nakład pracy.
Nowy system powinien rozwiązywać konkretny problem
Nie jestem zwolennikiem zmiany narzędzia tylko dlatego, że na rynku pojawiło się coś nowszego.
Jeżeli obecne środowisko działa, pracownicy potrafią z niego korzystać, a brakujące elementy można rozsądnie uzupełnić, pozostanie przy nim jest pełnoprawną decyzją.
Jeżeli jednak ręczna praca wynika z realnych ograniczeń narzędzia, warto przejść do porównania ofert.
W takim przypadku zacznij od 10 pytań przed pierwszym demo HRM i przygotuj listę rzeczy, których obecne rozwiązanie naprawdę nie potrafi obsłużyć.
